TallyKnotの共有帳簿とは？複数人でお金を管理する方法

複数人で同じお金を管理していると、記録が意外と複雑になってしまうことがあります。

ある人が食料品を購入し、別の人が電気代を支払い、さらに別の人がお金を受け取る。家族や旅行、イベント、グループ活動などでは、このように複数の人がお金を動かすことがあります。

それぞれが自分のスマートフォンやメモに記録していると、あとから「誰が何を支払ったのか」を確認して、記録をまとめなければならなくなります。

TallyKnotでは、このような場面で使える共有帳簿を利用できます。帳簿の所有者が他のTallyKnotユーザーを招待し、同じ帳簿を一緒に使うことができます。

メンバーはそれぞれ自分のAndroid端末から入金・出金を記録できます。オンラインに戻ったときには、保留中の変更が同期され、共有されている帳簿の情報を最新の状態に近づけることができます。

この記事では、共有帳簿を作ったあとにメンバーを招待する方法から、複数の端末で記録を同期する仕組みまで、TallyKnotの共有帳簿について詳しく紹介します。

TallyKnotの「共有帳簿」とは？

共有帳簿とは、複数のTallyKnotユーザーが同じ帳簿を利用できる機能です。

一人ひとりが別々のメモを作って、あとから内容を比較するのではありません。同じお金を管理する人たちが、一つの帳簿を使って記録を残していきます。

例えば、次のような場面で利用できます。

• 夫婦や家族で生活費を管理するとき
• 家族で共通のお金を記録するとき
• 友人同士で旅行中のお金を管理するとき
• イベントや行事のお金を複数人で管理するとき
• 小さなチームでプロジェクトのお金を管理するとき
• お店やグループで共通のお金を記録するとき

大切なのは、「誰か一人のメモ」ではなく、複数人で管理する活動そのものに帳簿を紐づけることです。

同じ支出を何人も別々に記録するのではなく、一つの共有帳簿に記録していく。

まずは一人が帳簿を作成します

TallyKnotの帳簿には所有者がいます。

帳簿を作成したユーザーが、その帳簿の所有者になります。所有者はメンバーの管理など、その帳簿を管理するための権限を持ちます。

帳簿を作成するときに、必ず最初からメンバーを追加する必要はありません。まず自分だけで帳簿を作成して使い始め、あとから必要になったタイミングで他の人を招待することもできます。

他の人を帳簿に招待する方法

誰かと一緒に帳簿を使いたい場合は、まず共有したい帳簿を開きます。 帳簿を開くと、その帳簿の記録一覧画面が表示されます。

記録一覧画面の右上には人型のアイコンがあります。 このアイコンをタップすると、その帳簿に参加しているメンバーの一覧を確認できます。

メンバー一覧を開いたら、「メンバーを追加」をタップします。 そこで、一緒に帳簿を使いたい人がTallyKnotで使用しているアカウントのメールアドレスを入力して、メンバーとして追加します。

相手がすでにTallyKnotのアカウントを持っている場合は、そのアカウントのメールアドレスを追加すると、TallyKnotから招待メールが送られます。

招待された人はTallyKnotにログインすると、届いた招待を確認できます。 招待を承認すると、その帳簿のメンバーとして参加できます。

まだTallyKnotのアカウントを持っていない場合は、まずその人にTallyKnotアプリを共有して、アカウントを作成してもらいます。

アカウントの作成とログインが完了したら、もう一度共有したい帳簿のメンバー一覧を開き、その人がTallyKnotで使用しているメールアドレスを入力して招待を送ります。

なお、メンバーの招待にはインターネット接続が必要です。 招待メールの送信やメンバー情報の更新には、オンラインでの通信が必要になるためです。

招待された人が参加を決める

帳簿への招待を送っただけで、相手がすぐにアクティブなメンバーになるわけではありません。

招待されたユーザーはTallyKnotで招待内容を確認し、参加する場合は承認、参加しない場合は拒否を選択できます。

招待の承認・拒否にはインターネット接続が必要です。この操作によって、共有帳簿上のメンバー情報がオンラインで変更されるためです。

招待を承認すると、そのユーザーは共有帳簿のアクティブなメンバーになります。

それ以降は、自分のTallyKnotアカウントから共有帳簿を利用できるようになります。

参加したら、同じ帳簿を一緒に使えます

ここから共有帳簿の便利さが分かりやすくなります。

例えば、JohnさんとMarkさんが「家計」という共有帳簿を使っているとします。

Johnさんがスーパーで4,500円を支払った場合、自分のAndroid端末からその支出を出金として記録できます。

その後、Markさんが別のスマートフォンから電気代7,000円を支払った場合も、同じ「家計」帳簿に出金として記録できます。

それぞれが別々のメモを作って、あとからスクリーンショットを送り合う必要はありません。

オンラインで変更が正常に同期されれば、二人が追加した記録は同じ共有帳簿の中で管理されます。

新しい入金・出金を追加するとどうなる？

メンバーが新しい入金や出金を記録したとき、TallyKnotは単純に画面へ数字を追加するだけではありません。

対応している変更は、まず利用しているAndroid端末に保存されます。インターネットに接続できる状態であれば、その後オンラインへ送信して同期できます。

サーバー側で変更が正常に受け付けられると、共有帳簿の記録や関連する合計も更新されます。

例えば、4,500円の出金を追加した場合、その記録だけでなく、帳簿の出金合計にも反映されます。

記録を修正するとどうなる？

日々お金を記録していると、あとから金額を間違えていたことに気付く場合があります。

例えば、最初にスーパーの支出を4,500円として登録したものの、レシートを確認したら実際には4,250円だったとします。

この場合、単純に4,250円を新しい支出として追加するのではありません。

元の4,500円による影響を取り除き、新しい4,250円の内容を反映します。

4,500円 → 4,250円

そのため、修正前と修正後の両方が別々の支出として合計されてしまうことを防げます。

入金を出金に変更した場合は？

金額の修正だけでなく、入金と出金を間違えて登録してしまう場合もあります。

例えば、本来は出金だった5,000円を誤って入金として登録したとします。

正しい内容へ修正する場合、単に金額を変更するだけではありません。

1. 元の入金合計から5,000円分の影響を取り除きます。
2. 出金合計に5,000円分の影響を追加します。

このように、記録の変更内容に合わせて、帳簿の合計にも正しく反映されます。

記録を削除した場合は？

共有帳簿では、削除も重要な処理です。

例えばJohnさんが4,250円のスーパーの支出を削除したとします。

オンラインで削除が正常に受け付けられると、その記録はアクティブな帳簿のデータから外れ、関連する合計にも反映されます。

• 削除した記録がアクティブな一覧に残り続けない
• 該当する入金または出金の合計から金額が反映される
• 同期によって他の端末にも削除情報が伝わる

ここで重要なのが、Markさんのスマートフォンが削除時点ではオフラインだった場合です。

Markさんの端末には、まだ古いスーパーの支出が残っている可能性があります。

そのため、TallyKnotでは削除された記録についても同期のための情報を保持します。Markさんがあとからオンラインになって同期すると、その記録が削除されたことを端末側でも把握できるようになります。

すべてのメンバーが同じ操作をできるの？

いいえ。共有帳簿だからといって、すべてのメンバーがすべての記録を自由に変更できるわけではありません。

TallyKnotでは、帳簿の所有者とメンバーで役割が分かれています。

これらの権限は、単にスマートフォンの画面にボタンが表示されているかどうかだけで決まるものではありません。共有帳簿への変更をオンラインで処理するときにも確認されます。

そのため、共有帳簿に参加しているメンバーが、他のメンバーの記録を自由に変更してしまうような使い方にはなっていません。

オフラインの状態でも記録できる？

共有帳簿を使っているからといって、すべてのメンバーが常にオンラインである必要はありません。

例えば旅行中にインターネット接続が一時的に使えなくなったとします。

その状態でも、対応している入金・出金の記録は端末側に保存できます。

一方で、別のメンバーがオンラインの状態で新しい記録を追加することもあります。

インターネットが戻ったら、TallyKnotは端末に保留されている変更を同期し、その後に他のメンバーによる新しい変更を受け取ります。

他のメンバーは新しい記録をどう受け取る？

TallyKnotでは、共有帳簿に対して行われた変更を順番に管理しています。

ユーザー側から見ると、例えば次のような流れです。

1. Johnさんが記録を追加する。
2. Markさんが別の記録を追加する。
3. Johnさんが自分の記録を修正する。
4. Markさんが自分の記録を削除する。

オンラインで正常に受け付けられた変更には、その帳簿内での順番が付けられます。

別の端末が同期すると、自分がすでに知っているところから後に発生した変更を取得できます。

これにより、毎回すべてのデータを最初から確認するのではなく、必要な変更を受け取りながら端末側の帳簿を更新できます。

2台のスマートフォンで同じ記録の内容が違ったら？

これは、複数人で使う支出管理アプリを作るうえで特に難しい部分の一つです。

例えば、JohnさんとMarkさんの両方が同じ支出のコピーを持っているとします。

Johnさんの端末が先にその記録を更新し、その変更がオンラインで正常に受け付けられました。

しかし、その時点でMarkさんのスマートフォンには古いバージョンの記録が残っているとします。

ここでMarkさんの古いデータを、そのままJohnさんの新しい変更の上に書き戻してしまうと、せっかく更新された情報が古い内容に戻ってしまいます。

TallyKnotでは、このような問題を防ぐため、記録ごとのバージョンを利用しています。

記録を更新または削除するときには、端末側が想定しているバージョンと、現在オンラインで受け付けられているバージョンが確認されます。

すでに別の端末によって更新されている場合、古い状態のまま変更を上書きすることはできません。

同じ操作がもう一度送信されたら？

スマートフォンのインターネット接続は、いつでも安定しているとは限りません。

例えば、端末から変更を送信した直後に通信が切れ、サーバーからの確認を端末が受け取れなかったとします。

この場合、アプリは同じ操作をもう一度送信する必要があることがあります。

しかし、同じ出金が2回処理されてしまってはいけません。

TallyKnotでは、論理的な操作ごとに識別できる情報を持たせることで、同じ操作が再送信された場合でも、すでに処理済みの操作として扱えるようにしています。

これにより、通信状態が不安定な場合でも、同じ入金や出金が意図せず二重に反映されることを防ぎます。

記録と合計を一緒に管理する理由

共有帳簿では、取引一覧と合計金額を別々に扱ってしまうと問題が起きる可能性があります。

例えば、ある出金記録は削除されたのに、出金合計だけにその金額が残っていたら、帳簿の内容と合計が一致しません。

TallyKnotでは、承認された入金・出金の変更に合わせて、関連する記録や帳簿の合計などをまとめて処理する仕組みになっています。

そのため、複数の端末から記録が追加・更新・削除される場合でも、帳簿全体の整合性を保ちやすくなっています。

メンバーを削除するとどうなる？

共有帳簿への参加は、いつまでも続くとは限りません。

例えば、プロジェクトが終了したり、家族での管理方法を変更したりして、あるメンバーが今後その帳簿を利用する必要がなくなることがあります。

帳簿の所有者は、共有帳簿のメンバーを管理できます。

メンバーが削除された場合、そのユーザーの今後のアクセス権が変更されます。

ただし、過去に正しく記録されたお金の履歴まで、そのメンバーが削除されたことを理由に消えるわけではありません。

メンバー自身が帳簿を離れることもできます

共有帳簿のメンバーは、必要がなくなった場合にその帳簿から離れることもできます。

例えば、旅行が終わったあとに旅行用の共有帳簿から離れる、といった使い方ができます。

帳簿を離れることで、そのユーザーの今後の参加状態が変更されます。

一方で、これまでに正常に記録された取引履歴が、その操作だけで他のメンバーから消えるわけではありません。

家族で使う場合の具体例

ここまでの仕組みを、家族で一つの帳簿を使うケースで見てみましょう。

このように、それぞれが別々のメモや表計算ファイルを管理して、週末に内容をまとめる必要はありません。

同じ帳簿に記録を追加し、オンラインになったときに同期することで、複数人のお金の記録を一つにまとめて管理できます。

共有帳簿では同じスマートフォンを使う必要はありません

TallyKnotの共有帳簿は、複数人がそれぞれ自分のAndroid端末を使うことを前提にしています。

共有帳簿への参加が有効になり、端末側で同期が行われれば、それぞれのユーザーが自分のスマートフォンから帳簿を利用できます。

そして、オンライン同期によって別々の端末間で共有帳簿の情報がやり取りされます。

新しいAndroid端末で同じTallyKnotアカウントにサインインした場合も、オンラインに同期されているデータをもとに、そのアカウントが現在アクセスできる帳簿を取得できます。

常にオンラインである必要はありません

共有帳簿というと、「インターネットがなければ何もできないのでは？」と思うかもしれません。

TallyKnotでは、オンライン同期を利用しながら、Android端末側にもデータを保存する仕組みを採用しています。

そのため、対応している入金・出金の記録については、通信が一時的に使えない状態でも入力を続けられます。

インターネットが戻れば、保留中の変更を同期し、他のメンバーによる新しい変更も取得できます。

一方で、メンバーの招待や招待の承認、メンバーの削除、帳簿から離れる操作など、共有メンバーの状態そのものを変更する操作にはインターネット接続が必要です。

別々のメモより共有帳簿が便利な理由

一人だけでお金を管理するなら、スマートフォンのメモでも十分な場合があります。

しかし、複数人が同じお金を管理するようになると、別々のメモは少しずつ扱いにくくなります。

例えば、次のような確認が必要になることがあります。

• この支出はもう記録した？
• 修正後の金額はどっち？
• キャンセルした支払いは削除した？
• この合計には自分の支払いも入っている？
• どの人の記録が一番新しい？

それぞれが別々のリストを持っていると、このような確認が必要になります。

共有帳簿なら、複数人が一つの帳簿に記録を集められます。

それぞれが自分のスマートフォンを使いながら、同期された帳簿を共通の記録として利用できます。

複数人で使うなら、記録を一つにまとめる

TallyKnotの共有帳簿は、複数人が同じお金を管理するときに役立つ機能です。

帳簿の所有者がメンバーを招待し、招待されたユーザーが参加を承認すると、それぞれのアカウントから同じ帳簿を利用できます。

メンバーは自分のAndroid端末から入金・出金を記録できます。通信が一時的に利用できない場合でも、対応している記録は端末側に保存できます。

オンラインに戻ったときには、保留中の変更を同期し、他のメンバーによる新しい変更を取得します。

記録の修正や削除にも同期の仕組みが使われるため、別の端末に古い記録が残ってしまうことを防ぎやすくなっています。

また、記録ごとのバージョンを確認することで、古い端末の情報が新しく受け付けられた変更をそのまま上書きしてしまうことも防ぎます。

ユーザーから見ると、目的はシンプルです。

同じお金を管理する人が、それぞれ別々のメモを作るのではなく、一つの帳簿を一緒に使う。

家族のお金、旅行中の支出、イベント、グループ活動など、複数人でお金を管理する場面があるなら、TallyKnotの共有帳簿を活用してみてください。